Політика відшкодування витрат компанії на харчування

Малі підприємства покладаються на співробітників, щоб подорожувати або зустрічатися з клієнтами, щоб розвивати свій бізнес, і це часто може спричинити за собою ділові зустрічі через харчування. Працівники, які зазнають витрат на харчування, очікують від своїх роботодавців їх відшкодування. Ключовим моментом для роботодавців є розробка політики відшкодування їжі, яка гарантує, що витрати на харчування працівників не є надмірними і що відшкодування подається своєчасно і детально.

Запит на відшкодування

Більшість компаній вимагають, щоб співробітники перетворювалися на звіт про витрати, деталізуючи витрати на їжу. Разом з формою працівник повинен надати необхідні квитанції за витрати на їжу. Ці звіти надходять до її керівника, який повинен затвердити витрати перед тим, як перевести його до відділу кредиторської заборгованості компанії.

Щоб відповідати термінам, що підлягають сплаті, працівники мають певний проміжок часу для подання звіту про витрати, що підлягає відшкодуванню. Цей період може бути в межах від 30 днів до 90 днів після витрат на їжу. Для власників малого бізнесу краще, щоб вони подавали звіт про витрати до кінця місяця, щоб вони могли бути оброблені. Цикл закриття місяця може бути на сім днів, тому підтримка витрат повинна бути принаймні за три дні до початку цього циклу.

Надходження

Політика компанії щодо відшкодування їжі може бути м'якою з точки зору надходжень, які працівник повинен подати зі своїм звітом про витрати. Наприклад, їжа, яка коштує менше 5 доларів, часто не обов'язково повинна супроводжуватися квитанцією. Однак харчування, яке коштує більше 30 доларів, майже завжди вимагає отримання. Якщо роботодавець платить за допомогою кредитної картки, може знадобитися деталізована квитанція, а не лише квитанція про кредитну картку.

Максимальні суми

Компанії, які дозволяють працівникам відшкодовувати витрати на їжу, часто встановлюють обмеження на суму відшкодування працівнику. Загалом, працівники можуть з'їсти триразово - сніданок, обід і вечерю. Незважаючи на те, що виділені суми значно варіюються, довідник працівника зазначає, що вони складають 12 доларів на сніданок і обід в день і 30 доларів на вечерю на день.

Закуски, або в перервах між прийомами їжі, як правило, не охоплюються, а також алкогольні напої. Ці максимальні суми можуть бути скориговані, якщо працівник збирає вкладку в рамках ділової зустрічі з іншими колегами в компанії. Те ж саме відбувається, якщо працівник охоплює їжу для клієнта, якого вона приймає, щоб поїсти, як частина ділової зустрічі.

Документація

Працівник повинен буде задокументувати назву ресторану та дату їжі як частину свого звіту про витрати.

Крім того, політика відшкодування їжі може вимагати від працівника документувати імена всіх інших присутніх на вечері. Це не тільки вимагається компанією, але також вимагається Службою внутрішніх податків. Ім'я, назва та компанія повинні бути задокументовані разом з назвою ресторану.

Розташування

Залежно від міста, в якому їсть працівник, максимальна сума, яку вони можуть витратити на харчування, може бути вищою або нижчою. Багато компаній розуміють, що вартість їжі буде вищою в місті, де вартість життя є вищою. Щоб компенсувати цю різницю, компанії дозволять працівникам, які подорожують до місць з вищими витратами на життя, мати можливість витрачати більше коштів на їжу, якщо це необхідно.