Правильний етикет для бізнес-листів

У сьогоднішньому бізнес-середовищі електронна пошта є повсюдною. Питання, дискусії, доповіді, надзвичайні ситуації, брифінги та багато іншого відбуваються вмить по електронній пошті. І хоча електронна пошта міцно увійшла до культури праці та операцій у 90-х, поява КПК звільнила електронну пошту від комп'ютера і створила цілу нову різноманітність коротких, коротких листів з дороги та дому. Тим не менш, тільки тому, що електронна пошта була звільнена від фізичної, не означає, що вона була звільнена від належного етикету, поваги і здорового глузду. Щоб зробити електронну пошту ефективною, подумайте, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".

Тематичні лінії

Сюжетні рядки є великою частиною того, як люди визначають пріоритети, організовують і сортують електронну пошту. Це означає, що завжди включати чітку тему. Ваша тематична лінія також повинна бути лаконічною, специфічною та обґрунтованою. Наприклад, написання "Випуску" означає важливість, але це розпливчасте. Одержувач має справу з багатьма питаннями на день. Проблема "Комп'ютерний сервер" допоможе одержувачу отримати кращу картину та відстежуватиме її електронні листи.

Ви також повинні бути обережні у використанні однієї тематичної лінії занадто довго. Оскільки обговорення по електронній пошті прогресують, іноді виникають нові теми та змінюються теми. Продовження використання однієї тематичної лінії ускладнює відстеження повідомлень електронної пошти пізніше і може заплутати одержувачів, коли вміст і тематичний рядок більше не збігаються.

Стислість

Електронна пошта не є правильним засобом для довгого звіту. Довгі, нерозривні блоки тексту є складними і важкими для читача. Електронні листи повинні бути короткими, чіткими та доречними. Справді, списки точок маркерів - це чудовий спосіб допомогти читачам легко побачити і зрозуміти ваші моменти.

Якщо ваша справа має значні ускладнення або вимагає від одержувачів переглядати розширену інформацію, розгляньте телефонний дзвінок, конференц-зв'язок або вкладення.

Тестування

Лише тому, що електронна пошта менш формальна, ніж інші письмові повідомлення, це не означає, що всі правила граматики та орфографії не застосовуються. Речення повинні бути сильними, без сторонніх формулювань і граматично правильними. Уникайте пасивного напруження, коли це можливо, оскільки це може призвести до плутанини про те, хто що зробив. Найголовніше, перед тим, як відправити, запустіть перевірку орфографії - навіть у PDA.

Тон

Особисто люди спілкуються значною мірою своїх намірів і думок через тон голосу і невербальне вираження. У електронній пошті все це відсутнє. Подумайте, як ваш читач інтерпретує ваше повідомлення. Те, що ви маєте на увазі, і те, що хтось отримує, може змінюватися, тому ви повинні думати про неоднозначні фрази, неповні думки і про те, як читач може думати або відчувати проблему.

Додавання тонкощів може сприяти ефективному спілкуванню. Бути неформальним або лінивим, а не правильно звертатися до одержувача, може зробити вас холодним або неповажним. "Привіт Джейн", "Доброго ранку, Джейн" або "Щаслива п'ятниця!" може пройти довгий шлях до пом'якшення тону електронної пошти. Аналогічним чином, перехідні речення та продумана фразеологія можуть перетворити звітність про факти або вирішити питання на обговорення та співпрацю, які, як правило, краще приймаються.

Обмеження

Електронна пошта має рамки та межі. Не посилайтеся на складні та емоційно заряджені проблеми в електронній пошті. Зателефонуйте на зустріч, підніміть телефон або організуйте відеоконференцію. Електронна пошта також передає конфіденційність. Уникайте його, коли це можливо, для чутливих людських ресурсів та фінансових питань, оскільки електронна пошта не є безпечною і може бути легко переслана та скопійована. У цьому відношенні не надсилайте електронні листи без відправника або згоди вашого керівника.