Правильні повідомлення для ділової голосової пошти

Ваша ділова голосова пошта може працювати від вашого імені, коли ви і ваші співробітники не доступні для відповіді на телефон, і ваше повідомлення на системі клієнта представляє вас і ваш бізнес. Поліровані повідомлення голосової пошти створюють кращу загальну картину для вашої компанії, незалежно від того, що клієнти чують, коли вони дзвонять, або що їх чекає, коли вони повертаються. Також добре створити стандартний формат голосової пошти для всіх працівників.

Ваше професійне привітання

Створіть професійне привітання, яке визначає, хто ви, назва вашої компанії і коли людина може очікувати відповіді. Важливо регулярно змінювати своє особисте привітання, якщо люди намагаються визначити, коли ви будете знаходитися в будівлі. Звичка міняти повідомлення голосової пошти щовечора перед тим, як піти з роботи, або, як мінімум, перед від'їздом або діловими поїздками.

Залишення повідомлення

Залишаючи повідомлення комусь іншому, пам'ятайте, що ви могли б зробити важливе перше враження на клієнта. Отримуйте свою думку швидко після ідентифікації себе. Наприкінці залиште номер телефону, до якого можна дістатися. Уникайте запису голосової пошти, якщо у фоновому режимі відтворюється гучний шум або музика. Якщо ви керуєте автомобілем, переконайтеся, що вікна відображаються перед записом повідомлення. Уникайте використання жаргону і говорити чітким голосом, який не надто гучний або занадто м'який. Мета - розуміти і звучати професійно.

Іскровий інтерес

Важливо пам'ятати, що люди мають лише кілька секунд для прослуховування голосової пошти перед її видаленням. При виклику бізнес-перспективи ваше повідомлення може бути різницею між захистом клієнта і не захистом. Створіть відчуття терміновості в новому повідомленні. Поясніть коротко, чому хтось повинен вас зворотньо. Один з прикладів: "Це Мері з комунікаційними послугами. У нас є дводенна акція з модернізації вашої багатоканальної телефонної системи, кредит на 50 доларів за кожен телефон, який ви торгуєте. Короткий і солодкий, це повідомлення спонукає людей, які потребують нових телефонних систем, і всі інші видалять його.

Пропозиція дій

Метою професійної голосової пошти не завжди є те, щоб хтось повернув ваш дзвінок. Ви можете залишити любезну голосову пошту, наприклад, заохочувати клієнта повертатися до аптеки за медикаментами, перш ніж вона буде поповнена. Залиште просте повідомлення, що пояснює, які дії потрібні, щоб одержувач не повинен повторювати повідомлення, щоб зрозуміти низку запитаних дій.

Стандартизація повідомлень

Існують різні способи стандартизації привітання голосової пошти у вашій організації. Важливо забезпечити стандартний формат для працівників першої лінії. Ви можете надати всім співробітникам той самий сценарій, який використовуватиметься для привітання голосової пошти, або дозволити керівникам вибрати стандартний формат для своїх відділів.